Нотариусы переходят на электронный учет номенклатурных дел, находящихся в производстве

С 2024 года впервые нотариусы России будут осуществлять учет своего делопроизводства в электронном виде. Если ранее в начале года каждый нотариус должен был оформить номенклатуру дел, находящихся в производстве нотариальной конторы, в бумажном формате, то в этом году этот процесс будет осуществляться в электронном виде в клиентской программе  Единой информационной системы (ЕИС) нотариата.

Особенности нововведений и другие важные вопросы применения Правил нотариального делопроизводства рассмотрели на  круглом столе в Московской городской нотариальной палате. Спикерами круглого стола выступили нотариусы Москвы: председатель комиссии МГНП по делопроизводству и работе с архивами Марина Харчева, председатель Экспертной комиссии МГНП Ольга Савина и заместитель председателя Комиссии по информационному обеспечению нотариальной деятельности Александр Иванов.

С 2023 года делопроизводство нотариуса систематизировано с учетом таких новых понятий законодательства, как «нотариальный документ», который является результатом нотариального действия  и «иные документы, образующиеся в деятельности нотариуса».  Хранение, учет нотариальных документов регулируется Правилами нотариального делопроизводства, иных документов: страхование профессиональной ответственности, наем сотрудников, бухгалтерский учет и т.д. – нормативными актами Росархива.

Номенклатура дел нотариуса должна быть в этом году подготовлена в электронном виде до 1 апреля 2024 года. Ее формирование осуществляется в разделе учетные документы  программы «Клиент ЕИС». О процедуре оформления электронной номенклатуры, о доступном функционале программы, а также о том,  на что нотариусы должны обратить особое внимание, рассказал Александр Иванов.

Марина Харчева в своем выступлении отметила, что порядок оформления номенклатуры дел, ее обложки, составления внутренней описи и листа заверителя  не изменился. Она напомнила коллегам основные принципы формирования номенклатурных дел. Также спикер обратила внимание на обязательность и особенности заполнения журнала входящей/исходящей корреспонденции, который также ведется в электронном виде.

Кроме прочей учетно-отчетной деятельности в первом квартале каждого года нотариусы должны пересматривать номенклатурные дела на предмет отбора документов с истекшими сроками хранения. В своем выступлении Ольга Савина обратила внимание на основные правила, которыми должен руководствоваться нотариус при ревизии номенклатурных дел.

В случае, если сроки хранения всех документов, хранящихся в номенклатурном деле вышли, оно выделяется для уничтожения. Список таких дел отражается в акте, который направляется на рассмотрение Экспертной комиссии Палаты. Такая процедура обеспечивает дополнительный уровень контроля сохранности нотариальных документов.  Только после утверждения акта Экспертной комиссией нотариус в течение месяца утилизирует документы.

Нотариусы рассмотрели различные нюансы составления акта, и особенности применения сроков хранения к различным видам документов в свете эволюции законодательства, регулирующего нотариальное делопроизводство.

Видеозапись круглого стола размещена в разделе для нотариусов сайта МГНП.